formalités administratif voyage scolaire

Formalités voyages scolaires

Démarches administratives et documents : ce qu’il faut retenir

Organiser un séjour en primaire, un voyage collège/lycée ou une sortie scolaire suppose de réunir plusieurs documents : autorisations parentales, déclarations… Mais il est également essentiel de s’assurer que chaque élève dispose d’un document d’identité valide, surtout en cas de déplacement à l’étranger. Retrouvez ici toutes les informations pour préparer sereinement vos formalités.

I. SORTIES SANS NUITÉE(S)

Même si ces sorties à la journée sont de courte durée, certaines démarches administratives restent obligatoires pour garantir la sécurité et la responsabilité légale.

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Type de sortie	Démarches	Documents d’identité
Sortie sans nuitée	– Autorisation de sortie à la journée pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale	– Aucun document d’identité spécifique

II. VOYAGES ET SORTIES AVEC NUITÉE(S)

MATERNELLE / ÉLÉMENTAIRE

CLASSE DE DÉCOUVERTES MATERNELLE / ÉLÉMENTAIRE

Les classes de découvertes et séjours avec nuitée offrent une immersion éducative complète. Toutefois, les démarches sont plus formelles que pour une sortie à la journée, car elles impliquent la garde des élèves sur plusieurs jours en dehors des horaires habituels de cours.

Destination	Démarches	Documents d’identité
France	– Déclaration DSDEN (écoles publiques)	– Copie de carte nationale d’identité ou livret de famille (pour les plus jeunes) (conseillé) – Élèves étrangers uniquement : Titre de séjour valide
Étranger (UE)	– Déclaration DSDEN (écoles publiques) – Autorisation de sortie du territoire (AST) signée par le parent + copie pièce d’identité	– Carte nationale d’identité
Royaume-Uni (Cas spécifique)	– Déclaration DSDEN (écoles publiques) – Autorisation de sortie du territoire (AST) signée par le parent + copie pièce d’identité – Autorisation de voyage électronique (ETA) (accompagnateurs uniquement) – Formulaire de renseignement (à remplir, à envoyer à la préfecture et emporter 2 copies avec soi) (Pour les ressortissants d’autres pays et plus d’informations : Consultez formalités UK)	– Passeport valide ou Carte d’identité possible jusqu’à 18 ans (Ressortissants de l’UE, de Suisse, de Norvège, d’Islande et du Liechtenstein) – Copie du livret de famille (mineurs)
Étranger (hors UE)	– Déclaration DSDEN (écoles publiques) – Autorisation de sortie du territoire (AST) signée par le parent + copie pièce d’identité	– Passeport valide – Visa si nécessaire

COLLÈGE / LYCÉE

VOYAGE SCOLAIRE COLLÈGE / LYCÉE

Au collège et au lycée, les démarches administratives sont légèrement différentes de celles du 1er degré, mais les principes restent identiques :

Destination	Démarches	Documents d’identité
France	– Déclaration selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, CA…)	– Carte nationale d’identité conseillée – Élèves étrangers uniquement : Titre de séjour valide
Étranger (UE)	– Déclaration selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, CA…) – Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale + copie pièce d’identité	– Carte nationale d’identité
Royaume-Uni (Cas spécifique)	– Déclaration selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, CA…) – Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale + copie pièce d’identité – Autorisation de voyage électronique (ETA) (accompagnateurs uniquement) – Formulaire de renseignement (à remplir, à envoyer à la préfecture et emporter 2 copies avec soi) (Pour les ressortissants d’autres pays et plus d’informations : Consultez formalités UK)	– Passeport valide ou Carte d’identité possible jusqu’à 18 ans (Ressortissants de l’UE, de Suisse, de Norvège, d’Islande et du Liechtenstein) – Copie du livret de famille (mineurs)
Étranger (hors UE)	– Déclaration selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, CA…) – Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale + copie pièce d’identité	– Passeport valide – Visa si nécessaire selon le pays

💡 Recommandations

- Pour les séjours à l’étranger (UE), vérifiez avec les familles que leur enfant dispose bien de la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) ou qu’ils l’aient demandée.
- Vérifiez la validité des documents d’identité avant le départ (valable au moins jusqu’à la fin du séjour, souvent recommandé +3 ou +6 mois après le retour).

III. CÔTÉ DÉCOUVERTES VOUS ACCOMPAGNE

Ce que nous faisons pour vous aider dans vos démarches :

- Pour les établissements publics du premier degré : Mise à disposition de tous les documents pré-remplis nécessaires à la déclaration des séjours avec nuitée(s).
- Fiches utiles pour la rédaction de votre projet pédagogique.
- Fiches pratiques pour vous aider à informer les parents (infos pays, trousseau, fiche sanitaire…)