FAQ

Tout commence par une prise de contact avec notre équipe : vous pouvez nous appeler ou remplir une demande de devis en ligne.
Nous prenons le temps de comprendre votre projet, vos objectifs pédagogiques, la période souhaitée, le niveau de la classe, ainsi que la thématique ou la destination envisagée. Ensuite, nous vous accompagnons tout au long de la préparation pour construire le séjour parfait.

Bien sûr ! En plus de nos séjours clés en main personnalisables, nous pouvons aussi créer un séjour sur mesure, conçu spécifiquement pour répondre aux objectifs pédagogiques de votre classe. Que ce soit pour aborder un thème particulier ou répondre à des besoins précis, nous collaborons étroitement avec vous pour élaborer un programme adapté.

Nous vous recommandons de commencer la préparation de votre séjour scolaire entre 6 et 9 mois avant la date prévue. Cela nous permet de vous accompagner dans le choix des activités, de l’hébergement et des transports tout en respectant les contraintes administratives et pédagogiques. Plus tôt vous vous lancez, plus sereinement vous pourrez organiser toutes les étapes du projet.

Vous trouverez ci-dessous les éléments à obtenir selon votre situation :

• Écoles publiques : Autorisation écrite de l'IEN chargé de la circonscription. (Vous devez construire un dossier de demande d'autorisation de voyage scolaire à transmettre au directeur de l'école, qui le transmettra à l'IEN)
• Écoles privées : Autorisation écrite du directeur de l'école (Vous devez construire un dossier de demande d'autorisation à lui adresser en début d'année)

• Autorisation écrite du directeur de l'école. (Vous devez construire un dossier de demande d'autorisation à lui adresser en début d'année)

• Écoles publiques : Autorisation écrite du chef d'établissement. (Vous devez présenter le projet écrit du séjour envisagé au chef d'établissement, qui le soumet ensuite au conseil d'administration qui donne son accord)
• Écoles privées : Autorisation écrite du directeur de l'établissement. (Vous devez présenter le projet écrit du séjour envisagé au chef d'établissement)

Pour faire valider un projet de séjour par les décideurs, il est important de fournir un dossier complet. Que vous soyez une école publique ou privée, vous pouvez vous appuyer sur les "procédures d'autorisation de classes découvertes, séjours sans nuitées et voyage scolaire" disponibles au téléchargement sur eduscol :

• Ecoles 1er degré : https://eduscol.education.fr/2268/sorties-et-voyages-scolaires-dans-le-premier-degre
• Ecoles 2nd degré : https://eduscol.education.fr/2097/sorties-et-voyages-scolaires-dans-le-second-degre

Il existe plusieurs options pour financer un voyage scolaire:

• Subventions des collectivités locales (mairie, département, région),
• Aides des coopératives scolaires,
• Partenariats associatifs,
• Dispositifs spécifiques selon les territoires.
• ....

Pour plus d'informations, nous avons rédigé un article complet sur comment financer son voyage scolaire, où vous trouverez des idées et des ressources pour vous aider à financer votre séjour.

De nombreuses actions peuvent être mises en place pour récolter des fonds dans le but de financer son voyage.

Parmi elles :

• Ventes diverses de gâteaux
• Vente de tickets de tombola
• Vente de plantes
• Livres d'occasion
• Spectacle des élèves
• Cross ou tournoi sportif
• Marché de Noël
• Soirée loto
• ...

Pour découvrir toutes les possibilités, consultez notre article dédié aux idées d'actions pour financer un voyage scolaire.

Le plus tôt sera le mieux ! Nous vous conseillons de présenter le projet aux familles dès que possible, idéalement au début de l'année, que ce soit par écrit ou lors de la première réunion de classe.

Organisez la première réunion dès que vous avez toutes les informations nécessaires (même si certaines peuvent encore évoluer) pour donner des détails concrets sur le séjour. Bien que cette réunion ne soit pas toujours mise en oeuvre, elle permet aux parents de se préparer et de réunir les documents demandés à temps.

Lors de la première réunion d'information avec les parents d'élèves, l'objectif est d'instaurer un climat de confiance et de les engager dans le projet.

Vous trouverez une liste non exhaustive de points à aborder (à adapter dans le cas de séjours sans nuitées):

• Présenter la destination envisagée et la période souhaitée (même si elle est encore approximative)
• Expliquer les objectifs pédagogiques du séjour (liés au programme et aux compétences visées)
• Montrer que l’organisation est cadrée et sécurisée : encadrement sur place, sécurité des transports et des infrastructures, fiabilité des prestataires, etc…
• Donner une première estimation du budget par élève
• Aborder les moyens de financement envisageables
• Evoquer les éventuelles actions prévues pour récolter des fonds et faire baisser la part par élève

Pour des conseils plus détaillés, vous pouvez consulter notre article dédié : Reussir ses reunions de voyage scolaire avec les familles.

Lors de cette réunion, il est essentiel d’engager les familles en leur montrant l’importance du projet et les bénéfices qu'il apportera à leurs enfants, tout en leur donnant les informations nécessaires pour les rassurer.
Cependant, il est important de veiller à ce que les parents ne considèrent pas ce séjour comme un projet facultatif.

Pour cela :

• Présentez-leur le projet pédagogique du séjour, en insistant sur les bénéfices éducatifs, culturels et sociaux pour leurs enfants.
• Expliquez les mesures de sécurité mises en place : encadrement qualifié, assurances, protocoles sanitaires, moyens de communication pendant le séjour.
• Mettez en avant les retours d’expérience positifs des précédents voyages.
• Evoquez le budget estimé en amenant également le plan d'action de récolte de fonds pour financer le séjour.

Enfin, soulignez l’opportunité d’enrichissement que représente ce projet de séjour pour les élèves.

Le devis transmis par Côté Découvertes vous intéresse ?

• Informez rapidement les familles afin d'obtenir un accord de principe (sous 1 à 2 semaines).

Nos devis sont valables pendant 30 jours à compter de leur date d’envoi.
Ce délai permet de garantir les tarifs négociés avec nos prestataires.
Après ce délai, une mise à jour pourra être nécessaire en fonction des disponibilités et des prix.

Pour confirmer votre réservation, il vous suffit de nous en informer par e-mail ou par téléphone.
Nous vous demanderons ensuite les informations nécessaires à l'élaboration du contrat, que nous vous enverrons pour signature. Il vous suffira alors de nous le renvoyer signé pour finaliser la réservation.

Le contrat de vente formalise l’ensemble des prestations prévues pour votre séjour.

Il comprend notamment :

• Les dates et la destination
• Le programme détaillé (activités, visites, encadrement…)
• Le nombre de participants et d’accompagnateurs
• Les conditions tarifaires (prix par élève, acomptes, solde)
• Les modalités de transport, d’hébergement et de restauration
• Les conditions générales de vente (assurances, annulations, responsabilités…)

Pour un séjour sans nuitée, les informations seront adaptées.

Le règlement du séjour s’échelonne en plusieurs étapes :

• Acompte n°1 : 20 % à la signature du contrat
• Acompte n°2 : 50 % trois mois avant le départ
• Acompte n°3 : 25 % un mois avant le départ
• Solde : 5 % après le séjour, une fois les éventuels ajustements effectués (participants définitifs, prestations supplémentaires, etc.)

Nous acceptons les moyens de paiement suivants :

• Virement bancaire : Paiement sécurisé par transfert bancaire.
• Chèque : Vous pouvez régler par chèque, à envoyer à l'adresse indiquée.

Oui, bien sûr.
Nos conseillers dédiés vous accompagnent à chaque étape de la préparation de votre séjour et restent disponibles pour toute modification nécessaire, que ce soit concernant le programme, les activités ou tout autre élément.

Après confirmation, toute demande de modification concernant la réservation ou le programme doit être adressée à votre conseiller dédié.
Celui-ci étudiera votre demande en tenant compte des prestations déjà réservées et des possibilités offertes par nos partenaires, puis vous proposera la solution la plus adaptée.

En cas d'annulation totale du séjour, si l'annulation intervient à :

• + de 60 jours avant la date du départ, 30 % du montant total du séjour sera dû.
• - de 60 jours avant la date du départ, 50 % du montant total du séjour.
• - de 20 jours avant la date du départ, 90 % du montant total du séjour.

Toute annulation doit nous être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi comme date d’annulation.

La Garantie Annulation, au tarif de 4 % du montant total du séjour (6% pour les séjours à l'étranger), couvre les frais d'annulation dans plusieurs cas précis :

• Confinement sanitaire général ou interdiction des voyages scolaires par le ministère de l'Éducation nationale liée au COVID-19.
• Fermeture de classe suite à plusieurs cas positifs parmi les enseignants ou les élèves.
• Plan Vigipirate renforcé interdisant tout déplacement par décision préfectorale.
• Hospitalisation ou décès de l'enseignant responsable du séjour, rendant son remplacement impossible.

Dans ces situations, Côté Découvertes rembourse intégralement les acomptes versés, à l'exception des frais de souscription à la garantie qui restent à la charge de l’établissement scolaire.

De plus, cette garantie couvre également les frais d'annulation d'un élève pour motif médical jusqu'au jour du départ, sous réserve de présentation d'un justificatif dans les 7 jours suivant la date de départ.
Sans cette garantie, toute annulation de dernière minute, même pour raison médicale, sera facturée.

(La souscription à la Garantie Annulation est obligatoire pour l'ensemble du groupe et doit être effectuée collectivement.)

Tous les détails concernant votre séjour sont centralisés dans un seul outil conçu pour vous accompagner sereinement tout au long de la préparation :

• Votre espace enseignant Côté Découvertes. Accessible via un lien sécurisé, il vous sera transmis dès l’envoi de la proposition de devis. Vous y trouverez tous les documents relatifs à votre séjour : programme, fiches pratiques, documents à transmettre aux familles, etc.

Afin de vous accompagner au mieux dans la préparation de votre séjour, nous mettons à votre disposition un journal de bord regroupant toutes les informations essentielles.
Ce document vous sera envoyé 15 jours avant le départ et devra être conservé avec vous pendant toute la durée du séjour. Il contient des détails cruciaux sur le programme, les horaires, les contacts d’urgence.

Pour le bon déroulement du séjour, certains documents doivent être remplis par les parents d’élèves. Vous pouvez les télécharger directement depuis votre espace enseignant :

• Fiche de liaison médicale : Elle permet de recenser les informations médicales importantes concernant chaque élève. Cette fiche doit être conservée par vos soins pendant le séjour.
• Fiche des spécificités alimentaires : Ce document recense les régimes alimentaires ou allergies spécifiques des élèves afin d’assurer leur sécurité et permettre au centre d'hébergement d'adapter les repas à leurs besoins spécifiques.

Au plus tard 30 jours avant le départ, nous vous demandons de nous transmettre les documents suivants :

• La fiche de composition du groupe, destinée au centre d’accueil
• La liste des régimes alimentaires particuliers (indiquant les régimes alimentaires spécifiques et allergies), accompagnée, si nécessaire, d’un PAI (modèle disponible dans votre espace Classe Découverte).
• Fiche de liaison médicale : Elle permet de recenser les informations médicales importantes concernant chaque élève.

Ces documents sont indispensables pour assurer la sécurité et le bon déroulement du séjour et sont à remettre au plus tard 1 mois avant le départ.
Pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires à l’organisation de votre voyage, rendez-vous dans votre espace enseignant.

France :

Copie de carte nationale d'identité ou livret de famille (pour les plus jeunes) conseillé.

Titre de séjour valide (élèves étrangers uniquement)

Étranger (UE):

Carte nationale d'identité

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Étranger (hors UE):

Passeport valide

Visa (si nécessaire selon pays)

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Autorisation de sortie à la journée

Voyage scolaire Collège / Lycée

France :

Carte nationale identité conseillée.

Titre de séjour valide (élèves étrangers uniquement)

Étranger (UE) :

Carte nationale d'identité

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Étranger (hors UE) :

Passeport valide

Visa (si nécessaire selon pays)

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Cas spécifiques :

Pour les voyages au Royaume-Uni uniquement : une autorisation de voyage électronique (ETA - Electronic Travel Authorisation) est obligatoire. Vous pouvez en faire la demande sur le site du gouvernement britannique . :

Pour les élèves non ressortissants de l’Union Européenne : consultez leur consulat pour les documents requis.

Côté Découvertes :

Mets à votre disposition, au sein de votre espace web enseignant, tous les documents nécessaires à l’organisation de votre voyage.

Vous informe quant aux formalités administratives du séjour, telles que : documents d'identité à prévoir, autorisation de sortie de territoire, visas, carte d’assurance maladie, etc.

Écoles publiques 1er degré : Nous nous chargeons de préparer pour vous les principaux documents requis pour la déclaration de votre séjour auprès de l’inspection académique (formulaire de déclaration, schémas de conduite, équipe d’encadrement, budget du séjour, etc.). Les formulaires complétés seront déposés dans votre espace web au plus tard 2 mois avant la date de votre départ.
De votre côté, l'équipe pédagogique devra compléter les éléments manquants, puis, déposer le dossier complet auprès de votre DSDEN, au minimum 8 semaines avant le début du séjour (12 semaines pour l’étranger).

Écoles du 2nd degré : nous vous conseillons pour la constitution du dossier à transmettre à l’administration de l’établissement.

France :

Copie de carte nationale d'identité ou livret de famille (pour les plus jeunes) conseillé.

Titre de séjour valide (élèves étrangers uniquement)

Déclaration obligatoire auprès de votre DSDEN pour les écoles publiques

Étranger (UE):

Carte nationale d'identité

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Déclaration obligatoire auprès de votre DSDEN pour les écoles publiques

Étranger (hors UE):

Passeport valide

Visa (si nécessaire selon pays)

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Déclaration obligatoire auprès de votre DSDEN pour les écoles publiques

Autorisation de sortie à la journée

France :

Carte nationale d'identité conseillée.

Titre de séjour valide (élèves étrangers uniquement)

Déclaration de sortie à nuitée selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, conseil d’administration…).

Étranger (UE) :

Carte nationale d'identité

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Déclaration de sortie à nuitée selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, conseil d’administration…).

Étranger (hors UE) :

Passeport valide

Visa (si nécessaire selon pays)

Autorisation de sortie du territoire (AST) pour les mineurs, signée par le parent titulaire de l’autorité parentale, + copie de sa pièce d’identité.

Déclaration de sortie à nuitée selon les procédures internes de votre établissement (chef d’établissement, conseil d’administration…).

Voici une liste non exhaustive des informations à détailler lors de la réunion de pré-départ pour assurer une bonne préparation et rassurer les familles :

Le programme détaillé des activités, avec les lieux visités et les temps forts.

Les dates, horaires et lieux de départ/retour.

Le transport utilisé (type, compagnie, durée estimée).

L’hébergement : nom, adresse, téléphone du centre d’accueil.

Les affaires à emporter (Trousseau mis à disposition par Côté Découvertes dans l'espace enseignant).

Le cadre de vie : règles de sécurité, encadrement, répartition des chambres, etc.

La gestion des besoins particuliers : santé, alimentation, traitements, PAI, etc.

Les modalités de contact pendant le séjour.

Les conditions financières : coût, échéancier, aides éventuelles.

Pour retrouver plus de conseils sur les réunions, vous pouvez consulter notre article dédié : Reussir ses reunions de voyage scolaire avec les familles.

Nous mettons à disposition un espace sécurisé, intitulé “On donne des nouvelles”, spécialement conçu pour faciliter l'échange d’informations et de photos entre les enseignants et les parents pendant le séjour.
Cet outil permet aux familles de suivre les temps forts du voyage en toute sérénité, en recevant des mises à jour régulières et des photos, garantissant ainsi une communication fluide et rassurante tout au long du séjour.

Oui, pour que vous puissiez préparer votre arrivée sereinement, nous mettons à votre disposition un diaporama du centre d’hébergement ainsi qu’un plan des locaux.
Ces documents vous seront envoyés avant le départ, vous permettant ainsi de connaître les principaux espaces et leur agencement.

La répartition des chambres est déterminée par le centre d’accueil après réception de la fiche de composition du groupe.
Elle vous est communiquée peu de temps avant le séjour, une fois l’organisation interne finalisée.
Une fois celle-ci transmise, vous pourrez alors effectuer vous-même la répartition des élèves et accompagnateurs dans ces chambres, sans oublier de prévoir le conducteur du car s'il reste tout le séjour. (A vérifier avec votre conseiller).

Non, les chambres sont réparties distinctement entre filles et garçons.

Les enseignants sont hébergés dans des chambres individuelles (sauf cas exceptionnel, où la répartition des femmes et des hommes dans les chambres ne le permet pas)

Afin d'assurer la sécurité et le bien-être de chaque élève, nous demandons à l’équipe enseignante de nous fournir :

La liste des régimes alimentaires particuliers (indiquant les régimes alimentaires spécifiques et allergies), accompagnée, si nécessaire, d’un PAI. Ces informations sont à nous retourner au plus tard 1 mois avant le départ.

Ces éléments sont cruciaux pour permettre au centre d’accueil d'adapter les repas et de prendre toutes les précautions nécessaires pendant le séjour.

Si le séjour commence par un trajet nécessitant un pique-nique, il est important que les familles en soient informées à l’avance.
Dans ce cas, les élèves devront prévoir et apporter leur propre pique-nique, car celui-ci ne sera pas fourni.

Oui, les frais de repas et d’hébergement du chauffeur sont inclus dans le prix global du devis.
Il n'y a donc pas de frais supplémentaires à prévoir pour cette prise en charge, elle est entièrement couverte par le coût du séjour.

Les frais de parking, de péages et d’autoroutes sont inclus dans le prix global du devis.
Ces coûts sont pris en charge par l’organisateur du séjour et ne génèrent aucun frais supplémentaire pour les participants.

En cas de retard, il est essentiel de contacter rapidement votre conseiller séjour. Celui-ci prendra en charge la situation en informant les prestataires concernés et en ajustant le planning si nécessaire.
Nous vous conseillons de signaler tout imprévu dès que possible afin de minimiser son impact sur le bon déroulement du séjour.

En cas de problème ou d’urgence pendant le séjour, veuillez contacter en priorité votre conseiller séjour. Il reste disponible tout au long de votre séjour pour vous assister, gérer les imprévus et vous fournir toute l’aide nécessaire.

Oui, l'équipe de Côté Découvertes est joignable 24h/24 pendant le séjour, uniquement en cas d'urgence.
En dehors des dates de votre séjour, nous sommes disponibles pour répondre à vos appels de 7h30 à 18h30.

Peu après votre retour, vous recevrez un questionnaire de satisfaction. Il vous permettra de partager vos impressions et suggestions, afin que nous puissions continuellement améliorer la qualité de nos séjours.